Chaque entreprise possède des archives. Selon la nature des documents, certains doivent être conservés pendant un nombre donné d’années ; ce qui signifie avoir suffisamment de place dans sa structure non seulement pour répondre à ses obligations légales mais aussi pouvoir les produire en cas de besoin. Si l’on n’a pas de place ou si l’on souhaite utiliser ses locaux autrement, il est possible de demander à faire entreposer ses archives ailleurs. Explications.
Entrepôt de stockage d’archives : de quoi parle-t-on ?
Dans certaines grandes entreprises, il peut y avoir plusieurs salles d’archives. Les étagères montent jusqu’au plafond et les documents s’empilent sur les rayonnages avec un classement plus ou moins réussi.
Si l’entrepreneur pense qu’il faut conserver ces documents, il a raison. Mais sont-ils tous en cours de validité ? Rien n’est moins sûr en fonction de leur nature. Peut-il prendre le risque de les supprimer : pas vraiment, car certains ont une durée de conservation légale et surtout peuvent servir de preuves en cas de litiges.
D’autres peuvent être demandés lors d’un contrôle fiscal ; sachant que chaque année, quelques 300 000 entreprises sont ainsi désignées au hasard ou sous le coup d’une dénonciation ou d’une suspicion et font ainsi l’objet d’un contrôle dans les locaux.
Le fait de se baser sur des informations obsolètes peut également être synonyme d’erreur humaine et cela peut avoir des conséquences parfois graves sur l’entreprise qui, vis-à-vis de tiers, perd ainsi en crédibilité.
Ajoutons également que peu de chefs d’entreprise ont conscience de la fragilité du matériau papier. Pour le conserver dans de bonnes conditions, il faut répondre à de nombreux impératifs et le papier est en outre sensible à de nombreuses choses.
Quels sont les avantages des entrepôts de stockage d’archives papier ?
Insectes, rongeurs, poussière, humidité, soleil : le papier est une matière fragile. Sans compter qu’aucune structure n’est à l’abri d’un dégât des eaux ou encore d’un départ de feu. Il est certain que les archives papier ne résisteraient ni à l’un ni à l’autre.
C’est pourquoi beaucoup de chefs d’entreprises optent pour la solution de l’externalisation de leurs archives papier à différents niveaux.
Cette externalisation peut s’entendre par le fait de confier ses documents papier à des entreprises spécialisées qui disposent d’entrepôts sécurisés qui sont faits pour résister durablement à de nombreux sinistres et répondent à tous les enjeux de conservation du papier en termes de niveau d’hygrométrie. Ils sont régulièrement dépoussiérés et surveillés pour rester toujours lisibles car protégés de la lumière.
Avant leur départ, il est possible de demander à ces mêmes entreprises de procéder à un tri des archives et à leur classement, avant de les numériser.
L’ordonnancement des informations est une vraie plus-value pour la structure qui a ainsi en quelques clics accès à toutes les informations ; sachant qu’il est possible de trouver un système de niveaux d’accès en fonction par exemple de la sensibilité des données que contiennent les documents ; ce qui est plus difficile à mettre en place avec des salles d’archives papier classiques.
Les documents papier restent toujours accessibles et pour toujours la propriété de la structure et elle gagne en superficie utile ; ce qui est toujours intéressant quand on vise un développement ou que l’on n’entend pas déménager.
En outre, cela permet de prendre de l’avance sur la dématérialisation ; avec la loi sur la transition numérique ; pour gagner en compétitivité face à sa concurrence.
Quand on sait que la majorité des chefs d’entreprise se sentent débordés vis-à-vis de leurs documents administratifs et que leur activité en pâtit ; cela peut être un moyen supplémentaire de se démarquer et de gagner en compétitivité.